成為讓部屬願意追隨的上司 - 重點摘要（中）

前一篇文章提到，因為想羅列出一份有參考性的管理者特質而去參考曾擔任日本知名企業，如：ATLUS、TAKARA、美體小舖、星巴克社長一職的 岩田松雄 所寫的「成為讓部屬願意追隨的上司」一書，這本書文字量並不大，也用了很多生動的例子去說明想說的觀念，花了大約一週便讀完了，以下是第四、第五章的整理，希望能給你一些啟發，也歡迎你在下方留下自己的看法，與我交流。

Ch4. 眾人「情願追隨」的領導者決斷力

• 多算勝，少算不勝：避免在尚未得到充足資訊之前就匆匆下了結論，只要在期限內，不必急著做決定。以我自身的經驗，問對問題，找到對的研究方向也非常重要，決斷時，邏輯的正確性可說是基本中的基本，弄錯這個速度再快也沒有幫助。
• 面子擺一邊：決策不是為了自己的面子，而是為了公司全體員工必須做出正確的判斷，所以倘若後續有新的資訊進來，應該要毫不猶豫的加以分析、利用，就算是朝令夕改也沒有關係，作者認為決策時不需要考慮身段是否漂亮。就個人的經驗，只要講得出一套合理的理由，相信下屬應該能夠理解的，比較怕的是為了自尊而硬坳，反而會越描越黑，坦承自己也是人，也會有判斷疏失的時候，往往比較能博得下屬的信任。
• 相信下屬，但不可相信下屬做的每件事：作者這邊的意思是人不是機器，難免會犯錯，或是對事情摻雜主觀意識，所以就算覺得厭煩還是得反覆檢查。關於這點我並不完全認同作者，因為隨著職位越高，下轄的工作量勢必越來越多，如果每一件事情都要親自檢查，勢必會耗費不合理的時間，我認為取而代之的做法是「價值導向」和「抽查」，前者是指越重要、越不容許失誤的事情就要花較多時間來檢查，如果是較為細小的工作應該分層授權下屬代為查核，甚至是用抽查的方式（例如一週抽一件事情來查核），同時也要利用機會跟下屬同步認知（不是人格上不信任，而是人難免會出錯）。
• 分清楚事實和個人判斷：很多人往往會將個人的主觀價值判斷當成是客觀的事實而不自知（例如：「這件事我認為一定是這樣，所以請不用擔心」），進而導致上司基於對情況錯誤的認知在做決策，所以作者會要求下屬先陳述「事實」，再發表個人意見。
• 主動挑戰，代替猶豫不決：只要不是會動搖公司根基的事情，如果在審視完現況之後，仍然無法做很好的判斷時（要不要做），領導者自身應該具備挑戰的精神，也應該鼓勵下屬勇於挑戰，領導者也必須勇於承擔最後成敗的責任。我相當認同這個想法，但前提是該做的分析都做了，且已經釐清想在這次的挑戰當中學習到什麼。
• 「盡最大努力，老天便不會虧待我們」：這邊作者講的並不是精神勝利法，而是心中懷抱著這種信仰、帶領起這股氣氛，很多事情的發展其實是「自我印證的預言」，由其若身處領導位階，但對事情抱持著悲觀想法時，這個情緒無可避免的會被放大，導致下屬的鬥志低落，進而那件事情就真的會失敗。
• 讓下屬做決定，並要求其論述理由：目的是為了教育下屬，讓他們能養成主動思考的習慣，而在聆聽他們理由的同時，也是絕佳的交流機會，慢慢的把一套完整的思維方式交給他（以及站在客戶的立場所進行的思考和交涉技術），讓他能夠成長。與其把決策權都抓在手裡，不如逐漸把決策分派出去，這樣領導者才不會成為組織內決策的瓶頸點。
• 不能都推給「這是上面的意思，我無能為力」：相信這是中階主管常常遇到的情境，作者認為這樣會喪失領導者的功能，淪為傳聲筒，下屬也會漸漸不信任，更遑論追隨。我覺得當遇到這樣的情況時，上司一定要擔任好雙邊溝通的橋樑，包括：1. 充分理解下屬的想法，為什麼他不認同公司的政策，過程中要適時補充一些他沒有想到，或是他的層級看不到的觀點。 2. 消化下屬的意見後，再找機會以高階主管可以理解的角度轉述之，充分討論。 3. 若高層仍無法接受下屬的意見，會好好整理他們給的理由，並向下屬誠心的說明，多半可以得到下屬諒解。
• 關於決斷這件事：領導者不能逃避，必須扛起決斷的責任、藉由日常生活中碰到的事件，鍛鍊又快又準的決斷和解決問題之能力。

Ch5. 眾人「情願追隨」的領導者行動力

• 想做什麼就身先士卒：這個道理相信大家都懂，然而我覺得這篇有意思的是他說剛接任 ATLUS 社長時，那時公司正處於困境，進而反映到公司的環境上，例如：接待櫃檯沒有員工，後面堆著莫名其妙的紙箱，喝完的咖啡罐、骯髒的抹布隨意散落在地上，即使請總務科派人打掃，效果也不持久，於是作者一氣之下就親自來打掃，其他員工自然也不敢怠慢，趕緊來幫忙，從此之後那個地方沒有再髒亂過。我覺得這件事之所以有效果是因為「社長親自來打掃耶」帶來的震撼力，如果在組織扁平的新創公司則未必能收到這麼好的效果（因為沒有那麼不可思議），但我覺得值得借鏡的是公司的「破窗效應」，如果因為公司情況低迷，就放任環境髒亂，久而久之大家就會視之為常態，而這個常態會造成士氣更加低落，作者從環境這個小處著手，確實能為公司的士氣帶來一定的提振。
• 不要覺得事情小就輕忽：很多人可能會認為領導者就是要做大事， 一旦上位，腦中便常常出現各種不切實際的美夢，卻輕忽了現實和如何邁出第一步的重要，計畫再大還是要從眼下開始，而小環節如果輕忽了（例如：公司環境、接待外賓、同事日常相處），往往就會造成連鎖反應，使公司走向衰敗，所以領導者要時時關注這些小事，不要輕忽這些事透露給下屬的訊息。我覺得常常透露一種「這事情這麼小也要找我嗎？」的領導者很難建立下屬的信任。
• 注重效率的意識 & 能立刻處理的事情盡快完成：這邊指的是要隨時檢查自己的工作上是否有效率可再提升的環節，尤其是那種每天都得做的事更值得優化，例如：工作的排序、休息的方法... 等等，作者甚至有認真思考過洗澡的順序。另外，作者認為一些可以盡快完成的事就應該盡快完成（例如：回覆 Email），這樣可以讓自己進入「我可以」的正向情緒狀態，好因應接下來的其他工作。我聽過的說法是可以把瑣碎的工作批次、定時處理，例如：下午兩點到三點為固定回覆 Email 的時間，因為這時候剛吃完午飯腦袋尚未重新開機，適合做一些比較不需要複雜思考的工作。總之，領導者必須要從自身做起展現重視效率的精神。
• 空出能夠集中思考的時間 & 有效管理自己的工時：總是有些事情需要較長時間的深度思考，例如：營運策略、重大決策、創作文章... 等，作者每週會挪出三小時這樣的時間，我自己則是會利用每天睡前去做策略盤點、工作情況回顧（當然不是每個人那時候都適合思考），總之，需要找出一個自己適用的思考術和時間。另外，作者提到很多領導者每天就只是忙忙忙，但不曉得自己的時間都用到哪裡了，所以得要清楚認識到每天「花了多少時間」在「什麼工作上」，如此才能夠檢討哪些工作的時間需要調整（例如：回覆 Email 時間過多，則可考慮將較為固定的回信轉為系統自動處理或請助理處理），一旦本週暫時沒有某類的工作，便能夠挪用其時間到別類工作上。
• 有效的自我作息管理：作者其實不太喜歡應酬，因為年紀到了一定之後，如果超過十二點還沒就寢，隔天整天的精神狀況就會很不好，所以除非必要場合，他給自己訂了規律的作息計畫，固定在十二點之前睡，早上六點半起床，還為了強迫維持規律，他養了一隻狗，並規定自己六點半要帶狗散步; 除了睡眠之外，作者也提到了經常性運動的重要，除了維持身體健康，也是讓頭腦適時的休息，休息往往還能帶來埋首工作時得不到的靈感。學習過「敏捷開發」那方面的理論，自己也實踐過，我覺得「習慣」對一個人真的滿重要的，要有所成就，不可能是一天兩天，必須是持續穩定的輸出，身體也不是機器，必須恆定、適當的休息，參與不同的休閒、交際活動才能保持身心健康，這些都是身為領導者的基本素養。
• 把「有沒有遇到什麼困難」掛在嘴邊：部屬可能會煩惱各式各樣的事，我剛進小酒館時擔任的職位是 Scrum Master，主要的職責就是協助工程團隊的成員排除工作上遇到的疑難雜症，我覺得協助他們處理各種困難雖然很有挑戰性，但看到工作時程安排、跨部門溝通、對公司政策的困惑... 等問題被解決時，成就感滿大的，而且在解決問題的過程中自己也常常對於公司經營有新的學習，可說是一舉數得，好的領導者必須要展現協助解決問題的誠意，寧可讓下屬有任何小問題都來找你，也不要等他們受不了時才得知，那時往往為時已晚。
• 用文字來管理部屬行動：指的是想法、會議結論都要留下文字紀錄以便查找，主管通常事情比較多，下屬要如何備忘重要事項、匯報手上工作的狀況呢？這邊作者分享自己的小撇步，即將重要要匯報的事情摘要發一封郵件給主管，內容包括：相關成員、時間、作法細節... 等等，並要求下屬重要郵件下標時力求清楚、先寫結論再寫細節，並將這類郵件分類，等他有空時批次查閱。協作工具方面相信每間公司應該都有屬於自己的工具（如果沒有請趕緊研究），小酒館是利用 Google Calendar 來管理會議和行程，用 Asana 來管理工作，用 Slack 來即時通訊，達成的非同步溝通效果挺好的。
• 管理自身情緒：亂發脾氣不是一個領導者該有的行徑，所以當心情不佳或工作慾望低落時，作者建議暫時離開座位，利用散步、到戶外呼吸新鮮空氣、主動和人打招呼來改善心情，也同時分析一下心情低落的原因，以控管其發生（例如作者提到他會心情不好多半是因為浪費了時間，所以一定會隨身帶本書，只要一有浪費時間的感覺，他就會拿書出來讀，這樣便可以解決類似焦慮引發的負面情緒），還可以創造屬於自己的「儀式」，例如：喝杯咖啡、嚼個口香糖，藉由這些儀式給自己正向的心理暗示，讓自己走出低潮情緒。如果因為負面情緒而導致應對下屬的失禮言行，作者建議不妨坦承軟弱的一面，誠實的向下屬道歉，相信能獲得下屬更高的評價，一昧的想讓自己看起來很強勢或是很在意周遭的評價，下屬也能感受得到，反而會被視為一種缺乏自信心的行為。

哇～ 這樣寫一寫竟然快四千字了，最後兩章就留待下週再續囉！